學會管理時間,高效搞定工作

2016/11/4 8:52:36來源:x職場熱度:2465

每天,辦公室中都會有人抱怨工作太多,又要加班。在相同的時間裏,有些人能超額完成工作,有些人則要工作到大半夜才能做完,二者爲何會有這麽大的區別呢?問題可能是,有些人不會管理時間,又有點兒懶。爲了不讓自己在每天拖著疲憊的身子披星戴月地回家,你需要學習時間管理法。  

學會管理時間,高效搞定工作

管理時間,止住懶散,然後搞定工作的秘訣到底是什麽呢?  

1.放棄任務清單,制作計劃表  

任務清單本身是沒用的,它只是讓你知道要做什麽的第一步。你還要做的,是給任務清單上每一項分配一個時間額度,做成一個計劃表。這樣你才能更實際地認識到哪些事情是能夠做完的,哪些情況是不現實的。如此把一件事在規定的時間內有效地完成,而不是僅僅因爲它是任務清單上的第四項或第五項。如果這些任務沒有在你的計劃表裏,也沒有分配好所需的時間,那它們就只是沒有意義的空想。  

一個時間計劃表能強迫你面對你能用的時間和做這些事需要的時間。做好完整的計劃表後,你就對一天的工作有了全面的了解,完全利用上工作日的每一個小時,這樣你不僅能節省完成工作所需時間,更能把工作放在你一天中最有效率的時候去做。  

如果你不考慮做一件事所需要的時間,那麽就不可能做好這件事。你們可能會想“各種各樣突然出現的事會打斷我的計劃,根本就沒可能按計劃進行嘛”。那就把這些事兒都加進計劃裏面,計劃不用做到十全十美,你只是需要一個讓你停止浪費時間的計劃,不必過于鑽牛角尖。  

那到底怎麽停止拖延呢?  

給每件事分配了專屬的時間能直接地減少拖延,因爲你不用再花時間決定在某一段時間裏要不要做某件事或者做一件另外的什麽事,這個決定早已在計劃時就已經做完了。  

這樣的生活會不會太機械化了啊?生活瞬間變得沒什麽意思了?放心,並不會。研究表明,有計劃地安排一天的時間能提高生活的質量。這項研究是爲了了解時間管理和生活質量之間的關系而設計的,研究空閑時間的時間管理,或者說人們怎麽過空閑時間,和生活質量的關系。而結果則表明時間管理對生活質量起著很積極的作用。  

現在,任務清單已經out了,所有的工作已經安排到了計劃表上。那爲了確保那麽多事情不會把時間表擠爆,怎麽才能確定要做的這麽多任務的優先級呢?  

2.假設你在五點半之前必須回家,然後從後往前規劃你的一天  

工作總是會貪婪地蠶食你的時間,如果你想在工作和休息中找到平衡的話,一個明確的界限是必要的,而同時,界限也會讓你做的更好。它催促著你,從而使你變得更有效率。通過設定一個五點半的截止期限,你會更好地掌控時間和工作。  

固定你理想的計劃,自己定下一個期限,然後倒著去規劃要做的事,想把事情完成得漂漂亮亮的,就要毫不猶豫地放棄瑣碎的小事件,學會拒絕別人,重點做好重要的工作。“一定要按固定的計劃執行”這個念頭,將會幫助你做許多看似不講情理但其實非常聰明高效的決定。  

任何能提高對情況的控制感的東西都可以緩解壓力。對壓力的控制感能有效減緩壓力帶來的影響,也就是說,做好了計劃,感覺一切盡在掌握之中,壓力自然就減輕了。  

3.做好周計劃  

一瞬間的念頭,所謂的“三分鍾熱度”,大概是這世上最不缺的東西了。如果一個人只盯著今天而從不想明天該怎麽辦,那他只能被時間追著跑。要怎麽才能持續地做好一件事呢?答案是:做好周計劃。  

人們常常忽視他們計劃和日程的整體性。事實上,你需要知道你每天的每個小時應該做什麽,每周的每一天應該做些什麽以及每月的每周又要做什麽。  

這並不難,只需要每周一早上的短短一個小時。  

每周一,列好了一周的計劃,定計劃之前檢查一遍收件箱,工作筆記,日曆,然後試著定下來每天要做的最重要的事。把這些重要的事記在email裏,然後發給自己,標記成未讀郵件,這樣你每天查郵箱時都能看見它,然後一天多提醒自己幾次,你就會記得很清楚。  

人們對時間的使用,在有計劃時會比無計劃時更加明智。另外,讓這周的任務在腦海中過一下是不夠的,把事情寫下來總會讓你更傾向于按計劃一一做好。  

你現在有了每日計劃和每周計劃,然而還是感覺24小時完全不夠用,事兒實在太多了,那麽也有答案給你。  

4.少做點事,但要做精  

你想著:“我一天到晚真的有太多事兒了,根本不可能在這些時間裏做完啊。”也許你的確是有非常多的活兒要做,但解決方案絕不是忙到天昏地暗,十點過都回不了家。  

現在,問自己一個問題:“什麽能給我的生活帶來真正有用的價值?”然後排除那些被否決的,留下來的越少越好。  

人們總是根據一個人最優秀的方面來評價一個人,就比如馬雲不會因爲長得矮而被人看不起。所以一個人想要成功,就最好要少做些事,但是要專注于把這些事做到完美。如果某些任務並沒有給你帶來什麽價值,那就毫不猶豫地避開它們。  

盡管很多人認爲他們已經很努力工作了,每天每年工作的時間越來越長,實則不然。全球範圍內,人們花在工作上的平均時間在過去四十年中是保持穩定的,甚至是在減少的,這樣看來,其實每個人都有很多閑暇時間。  

因爲碎片化的繁雜瑣碎的任務,把所有的時間都占用了,把生活的樂趣都榨幹了,是否得不償失呢?所以,少做點事,也一定要在做的事情上做的最好。  

你的計劃本就是有序的,而去掉的事讓任務和時間能完全結合起來,完美的時間計劃表即將成型,就剩一個問題了:更具體一點,我該在我的時間裏做些什麽呢?  

5.少做淺工作,專注于更深的東西  

工作和工作之間是不一樣的,知識工作者只處理兩種不同的工作,淺工作和深工作。  

淺顯的工作,例如郵件和會議,僅僅只是不斷地傳遞信息的過程。這些東西不需要你的天賦和智力。而深層的工作則會不斷地推著你,激發你的能力直到達到極限。這些就是産生高價值回報而可以自我提升的工作。  

大部分人“被淹沒在淺水中”是現在職場中普遍存在的問題,那些最忙的人常常並沒有那些每天五點就回家的人完成的事多,這是因爲要工作到深夜或周末的唯一原因就是他們的工作充滿了淺層的事。他們早出晚歸,忙碌于回複郵件,傳遞信息,像一個人工路由器。這些淺工作非常耗時間,而回報卻少的可憐。  

做淺工作能讓你不被炒鱿魚,而做深工作則能讓你不斷升職。  

把所有東西都計劃好,一個個計劃表、日程表盡管看似冷靜無趣,但是到最後的結果將遠不止于此。最後,願世界各地的辦公室裏都少一點靠他人辛勤工作養活自己的懶人,多一點加工知識,不斷提高自己的工匠。  


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