提高工作效率的秘訣:用20%的工作時間做最重要的事

2016/10/28 9:54:41來源:x職場熱度:3165

時間是最公平的,分給每個人同樣的24小時,有些人能在固定的時間內把工作完成得漂漂亮亮,有的人在大家全部下班後還要馬不停蹄地加班,究其原因,是因爲那些效率高的人用20%的上班時間來做最重要的工作。  

提高工作效率的秘訣:用20%的工作時間做最重要的事

如何提高腦力勞動者工作效率?答案異常簡單,即避免次要的工作或將其分配給他人,代之以增值性任務。研究發現,腦力勞動者在不必要的任務上耗費了大量時間,而這些任務幾乎不能帶來任何個人成就感,因爲往往換作他人也能完全勝任。  

既然如此,人們爲什麽依然樂此不疲?因爲減輕自己的工作量,說比做容易。我們都有一種與生俱來的本能,放不下那些讓我們感覺忙碌並因而帶來成就感的工作。與此相對,我們的老板總在不斷努力用更少的人做更多的事,只要在我們能接受的範圍內,他們會盡可能讓我們承擔更多責任。  

但我們相信,這可以改變。腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率:主動思考時間管理;找出對自己和組織最重要的工作;放下或創造性地外包剩下的工作。  

時間困境的原因  

對管理者而言,腦力勞動者可不是省心的對象。他們的工作內容不易觀察(因爲很多都發生于頭腦中),工作質量在考察上常帶有主觀性。管理者可能懷疑員工的時間分配效率低,但想診斷問題卻困難重重,更不要說提供解決方案了。  

即使那些最敬業、表現最突出的人也會將大量時間花在枯燥和毫無附加值的工作上,例如案頭工作和組織的跨部門管理(比如,會見其他部門的同事)。這些工作對腦力勞動者而言,可産生的個人益處極少,對公司的價值也極低。  

任何進步,即使只發生在細微環節上,都能讓我們獲得一種更投入、更滿意的感覺。雖然將開會視爲浪費時間的斥責之聲衆多,但這種方式卻爲人們提供了彼此交流和合作的機會。  

組織也應對這種不甚理想的工作效率負責。在過去十年間,削減開支成爲主流。像其他人一樣,腦力勞動者也不得不接手一些低價值的任務,例如安排出行等。這些任務會分散他們做正事的精力。雖然商業信心正在逐漸恢複,但很多公司對于招聘仍然畏首畏腳,尤其是行政性職位。  

不僅如此,諸多行業都面臨著複雜的監管環境和更嚴厲的控制體系,這種傾向正愈演愈烈,導致公司出現一種“厭惡風險”的文化,擁有豐富經驗的員工不願意將工作分配給欠缺經驗的員工。結果可想而知,因爲團隊人手不夠、技能欠佳,所以管理者的日程安排有如噩夢,各種要開的會議遠超過應參加的上限。  

優化時間的5步流程  

1.識別低價值任務  

通過我們的自我評估工具,在你每天的工作中找出:(1)對你或公司不太重要的工作;(2)相對容易放棄、委派或外包的工作。腦力勞動者至少有1/4的工作同時屬于以上兩種類型,所以你應該努力在每周中找出十小時處理此類工作。  

2.處理低價值任務  

你可以將低價值任務歸成三類:速斃類(可以立即放手並且不會帶來負面效果的任務);可卸載類(無需費神就能下達給他人的任務)和需重新規劃類(需要進行架構重組或大變更的任務)。研究參與者發現,這個方法使他們不得不仔細反思自己對組織的真正貢獻。  

問自己當初是不是應該接手這個任務?能不能把它交給下屬?下屬能否勝任?這樣我能分辨出哪些工作對銀行或對我而言具有價值,哪些工作我們壓根不應該勞神。你應該做的一個重大改變就是早早地拒絕低價值任務,從頭就不參與其中。  

3.卸下包袱  

將工作委派他人一開始往往最難,但最終效果卻很好。你可能總在不斷擔心交出去的工作結果會怎樣,還可能總忘記“督促、鼓勵和跟蹤”。但將2%-20%的工作委派他人後,團隊和個人成績也許不會有任何下滑。相反,團隊成員的共同成長會讓你感到振奮,經過磨合,你的團隊會變得更加高效。這樣做的額外好處是級別較低的員工能獲得更多的參與機會。  

4.規劃省出的時間  

這樣做是爲了保證你做事迅速而且成效突出。因此,接下來你需要找出能夠最大程度優化省出時間的方法。寫下兩到三件你應做但未做的事,記到本子上,並評估你在時間利用上是否能更加高效。  

通過以上方法,你就可以提前下班,享受與家人的相聚時光了。這不僅讓你變得更快樂,而且可以提高第二天的工作效率。  

5.堅持計劃  

雖然我們提出的計劃是一個完全自我指導的過程,但把它分享給你的老板、同事或導師同樣非常重要。你應該告訴他們你放棄了哪些任務和放棄的原因,另外最好隔幾周就與他們分享下你的收獲。如果不這麽做,你很容易倒退到最初的狀態,重犯以前的壞習慣。

這個幹預方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令,就可以在很大程度上提高腦力勞動者的工作效率。當然,這種改變並非易事。但所有參與者都認爲這種練習是一種有效的“強制機制”,幫助他們成爲更更高效、更投入的管理者。  

你不需要對組織、工作流程或商業模式做出任何改變和改革,就能像他們一樣。你惟一要做的是提出正確的問題,並用行動做出正確的回答。畢竟,作爲一名腦力勞動者,頭腦判斷力不正是你的強項嗎?

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